Timeboxing

Definition: Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Technik, bei der für jede Aufgabe oder jedes Meeting ein fester Zeitrahmen – eine „Box“ – festlegt wird. Dabei gibt es einen fixen Start- und Endzeitpunkt. Wenn die Zeit abgelaufen ist, ist wird die Aufgabe entweder beendet oder es wird sich bewusst dafür entschieden, noch mehr Zeit zu investieren. Das Ziel einer Timebox ist es, den Fokus zu maximieren. Je fokussierter an einer Aufgabe gearbeitet oder ein Meeting abgehalten wird, desto höher die Produktivität.

Herkunft: Wo kommt Timeboxing her?

Die Methode des Timeboxings hat ihren Ursprung in der agilen Softwareentwicklung und wurde von James Martin das erste Mal in der Form erwähnt. Insbesondere das agile Framework Scrum nutzt Timeboxes sehr intensive. Jedes Meeting und auch die Iterationen selbst – Sprints genannt – sind Timeboxen.

Umsetzung: Wie wird Timeboxing angewendet?

Klare Ziele definieren

Definiere klare Ziele für eine Timebox. Was soll danach erreicht sein? Was soll fertig sein? Welche Erkenntnisse sollen gewonnen werden?
Ohne konkrete Ziele keine Timebox.

In Scrum ist das zum Beispiel das Sprintziel.

In einer Todo-Liste sind es die Ziele der einzelnen Todos.

Einen Zeitrahmen festlegen

Wie viel Zeit soll investiert werden?
Wann geht’s los?
Wann ist Schluss?

Meetings haben so einen klaren Startzeitpunkt und auch ein vorher definiertes Ende.

Disziplin und Reflexion

Eine Timebox wird durch zwei mögliche Ereignisse beendet.

Im besten Fall wurde das Ziel ist erreicht.
Dann wird die Timebox durchaus auch vor Ablauf der Zeit beendet.

Oder aber die Zeit läuft ab, dann endet die Timebox unabhängig von der Zielerreichung.
Sollte das Ziel noch nicht erreicht sein, können sich alle Beteiligten darauf einigen, die Timebox zu ergänzen – sofern ein Mehrwert gesehen wird. Das kann direkt im Anschluss oder aber zu einem späteren Zeitpunkt passieren.

Grundsätzlich bietet es sich an, eine kleine Reflexionsrunde einer etwas größeren Timebox zu machen – so, wie es in Scrum zum Beispiel durch die Retrospektive stattfindet.

Vorteile: Warum Timeboxing?

Fokus

Durch die Begrenzung der Zeit, die du für eine Aufgabe hast, wird dein Fokus geschärft. Du konzentrierst dich auf das Wesentliche und vermeidest Ablenkungen. Das Ergebnis? Mehr erledigt in weniger Zeit!

Produktive Meetings

Wer hat nicht schon in einem endlosen Meeting gesessen und die Minuten gezählt? Mit Timeboxing gehören solche Meetings der Vergangenheit an. Jedes Meeting hat ein klares Ziel und einen festen Zeitrahmen – für mehr Effizienz und zufriedenere Teilnehmer!

Steigerung des ROTI

ROTI steht für „Return on Time Invested“. Mit Timeboxing wird der ROTI optimiert, indem sichergestellt wird, dass jede Minute zählt und jede Aufgabe oder jedes Meeting einen Nutzen stiftet.

Respekt

Niemand wartet gern. Und niemand kommt gern zu spät. Das Einhalten einer Timebox ist also der respektvolle Umgang mit der Zeit aller Beteiligten.